POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES DE CICLO
TOTAL S.A.S. E.S.P.
CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P. Sociedad comercial constituida de acuerdo a las leyes de la
República de Colombia, identificada con el NIT 900.955.500-5 y debidamente matriculada
en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, y así mismo las empresas con las
que esta sociedad realice alianzas y acuerdos de cooperación, y unidades y proyectos de
negocio independientes con relación societaria; por medio de la presente se permite
informar a los usuarios de este portal, sobre el uso que le darán a los datos personales que
sean ingresados en este portal y/o a través de los canales y servicios prestado en ejecución
del objeto social.
CAPITULO 1. ASPECTOS GENERALES DEL TRATAMIENTO Y FINALIDAD
El tratamiento que realizará Ciclo Total S.A.S será el de recolectar, almacenar, procesar,
usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma
estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y
el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:
a. Registrar la información de datos personales en las bases de datos de Ciclo Total S.A.S
con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores
sectoriales.
b. Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
c. Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de
las mismas.
d. Soportar procesos de auditoría externa e interna. Así mismo, Ciclo Total S.A.S
suministrará los datos personales a terceros que le provean servicios o con quien tenga
algún tipo de relación de cooperación, a fin de:
-Brindar asistencia técnica.
-Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
-Manejar y administrar bases de datos.
-Dar respuestas a peticiones, quejas y recursos.
-Dar respuestas a organismos de control.
ALCANCE
Las políticas de seguridad y privacidad de la información abarcan todos los datos inmersos
en los procesos aspectos administrativos incluidos los que conciernen a los trabajadores,
que deben ser observados al interior de la empresa, para lograr un adecuado nivel de
protección de los datos personales de forma segura hasta lo posible.
Nuestros sitio web, tiene enlaces a otros sitios web, por lo tanto CICLO TOTAL S.A.S.
E.S.P. no es responsable de las prácticas de privacidad de estas páginas, en este caso
sugerimos que usted consulte en cada sitio el debido tratamiento de datos.
IDENTIFICACIÓN DE SUJETOS Y ROLES
CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P., identificada con NIT 900.995.500-5, con domicilio principal en
el Municipio de Marinilla, en la dirección Cra. 30 A 20-80 página web www.ciclototal.co,
correo electrónico: gerenciageneral@ciclototal.co, teléfono +57 4 25485695 y con política
de tratamiento de información disponible en dicho sito web, es la sociedad responsable y
encargada del tratamiento de datos que adquiera por medio de sus canales de
comunicación enunciados anteriormente.
CAPÍTULO 2. INFORMACIÓN PERSONAL
La política de tratamiento de datos personales se refiere en principio a la información que
usted suministra por medio de nuestros diversos canales de comunicación, entre la cual se
encuentra su nombre, empresa, dirección, número de identificación o NIT, número
telefónico, dirección de correo electrónico, u otra información que se puede recolectar por
medio de cookies u otras herramientas que extraen información automáticamente de
acuerdo a sus preferencias, en caso de no estar de acuerdo con dicha extracción, por favor
inhabilitar las cookies de dichos canales.
CAPÍTULO 3. DATOS SENSIBLES Y MENORES DE EDAD.
Usted tiene derecho a no suministrar información sensible que incluye datos con datos
sobre su origen racial o étnico, vida sexual, a la salud y/o relacionados con su convicción
religiosa o filosófica, así como orientación política. Ciclo total S.A.S. E.S.P. se abstiene de
solicitar dicha información por cuanto no es concerniente a nuestro objeto y servicios.
CAPÍTULO 4.
USOS DEL TRATAMIENTO
1. Conocer, almacenar, procesar y actualizar toda la información suministrada en una o
varias bases de datos.
2. Responder a las regulaciones del Gobierno Nacional en relación con la fuente e
intercambio de información.
3. Promover el registro, uso adecuado, administración y veracidad de la información
recolectada.
CAPITULO 5. PRINCIPIOS.
Principio de Legalidad: Este principio expresa que el tratamiento de os datos esta reglado
y sometido a la Ley 1581 de 2012 y su legislación complementaria.
Principio de Libertad: El Tratamiento de datos sólo puede ejercerse con el consentimiento
del titular de forma previa y expresamente. Por lo tanto los datos personales no podrán ser
obtenidos o publicados sin previa autorización del titular.
Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe revestirse de veracidad
y actualidad.
Principio de Finalidad: El Tratamiento de datos debe ser congruente con un fin legítimo
de acuerdo con la Constitución y la Ley, por lo tanto es imperante el deber de información
al Titular.
Principio de Transparencia: En el Tratamiento de datos se garantiza el acceso a los
mismos cuando el titular lo requiera.
Principio de Acceso a titulares autorizados: El Tratamiento de datos solo puede
ejecutarse por las personas autorizadas expresamente por el titular y/o por las personas
autorizadas según lo dispone la Ley 1581 de 2012.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet
u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea
técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o
terceros autorizados conforme a la Ley 1581 de 2012.
Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del
Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 de 2012, se deberá
manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para
otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso
no autorizado o fraudulento.
Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de
datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la
reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las
labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación
de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas
en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.
CAPITULO 6. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA
INFORMACIÓN
La información que reúna las condiciones establecidas en la Ley podrá suministrarse
exclusivamente a las siguientes personas:
1) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
2) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por
orden judicial.
3) A los terceros autorizados expresamente por el titular o por la ley.
AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
El titular de los datos personales debe dar su autorización previa y de forma expresa para
su tratamiento, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio (físico o electrónico), con el
fin que pueda ser consultada posterior para su efectiva verificación.
No operará la autorización expresa para el tratamiento del titular de los datos personales
en los siguientes casos:
1) en caso de requerimiento expreso mediante oficio remitido por una entidad pública o
administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
2) Datos de naturaleza pública;
3) Casos de urgencia médica o sanitaria;
4) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
5) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6) datos de carácter público, es decir divulgados por medio de comunicación que por demás
permita reconocer que el emisor de dichos datos es su titular.
CAPITULO 7. DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR.
Los titulares de la información cuentan con los siguientes derechos:
• Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente
a CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P. Este derecho se podrá ejercer entre otros ante datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo
tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos otorgada a CICLO
TOTAL S.A.S E.S.P., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el
Tratamiento.
• Ser informado por CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P., previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio
haya determinado que, en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en
conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento.
• Preguntar por los tiempos de conservación y eliminación de la información,
actualizar los datos.
CAPÍTULO 8. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data.
• Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, y sus
decretos reglamentarios, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos
que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir
su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del
Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya
suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada
a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley
1581 de 2012.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el
adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y
reclamos.
• Identificar cuando la información se encuentra en discusión por parte del titular.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez
notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad
o detalles del dato personal.
• Insertar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo del mismo,
en un término no mayor a dos días hábiles siguientes al recibo del reclamo completo.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo
bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella.
• Designar un área que asuma la función de protección de datos personales, la cual
dará tramite a las solicitudes de los titulares.
CAPITULO 9. RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN CONSULTAS Y RECLAMOS
El responsable para la recepción de consultas y reclamos relacionados con los datos
personales del Titular, es CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P. ante la cual el Titular de la
información puede ejercer sus derechos para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y
revocar la autorización. Lo anterior lo puede hacer mediante los canales de atención.
CANALES DE ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
• Para realizar peticiones, consultas o reclamos con el fin de ejercer los derechos a
conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos o revocar la autorización otorgada, el Titular
o sus causahabientes pueden utilizar cualquiera de los siguientes canales de comunicación:
• Presencialmente en la Dirección postal: de la ciudad de Marinilla (Antioquia) Carrera
30 A # 20 - 80
Horario: 8:00 a.m. a 5:00 p.m.
• Telefónicamente en las líneas:
(574) 548 5698
310 421 2952
310 413 2878
• Correo electrónico:
gerenciageneral@ciclototal.co
judicial@ciclototal.co
CAPITULO 10. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS Y
RECLAMOS.
Los derechos de los titulares señalados en la presente política, podrán ser ejercidos ante
CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P. por las siguientes personas:
• Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente adjuntando
copia del documento de identidad (C.C., T.I., C.E. o pasaporte).
• Si se trata del causahabiente: Documento de identidad, registro civil de defunción
del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y el número del documento de
identidad del titular.
• Si se trata de un representante legal y/o apoderado: Documento de identidad válido,
poder que lo faculte para el trámite y el número del documento de identidad del titular.
• De acuerdo con lo previsto en la Ley, las personas anteriormente señaladas podrán
hacer uso ante CICLO TOTAL S.A.S E.S.P. de los siguientes mecanismos:
• Consultas
• Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar o solicitar corrección,
actualización o supresión de la información personal del Titular que repose en CICLO
TOTAL S.A.S. E.S.P., quien suministrará toda la información contenida en nuestras bases
de datos. Las consultas se formularán al correo electrónico a
gerenciageneral@ciclototal.co, judicial@ciclototal.co o en escrito físico dirigido a la Cra 30
A 20-80 en el Municipio de Marinilla (Antioquia).
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir
de la fecha de recibo del requerimiento. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro
de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar
los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Usted podrá acceder de forma gratuita a sus datos personales y la información solicitada
podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos.
Reclamos
Los Titulares o sus causahabientes cuando adviertan que existe incumplimiento alguno de
los deberes contenidos en la Ley, o simplemente para actualizar o rectificar los datos.
Usted si goza de estas calidades, podrá presentar un reclamo ante CICLO TOTAL S.A.S.
E.S.P. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
La solicitud debe indicar la intención de que se actualice, rectifique o suprima su información
personal de las bases de datos del Portal o revocar la autorización otorgada para el
Tratamiento de sus datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando
claramente su nombre, el número de su documento de identidad y los datos de contacto
(teléfono y un correo electrónico actualizados).
• El reclamo se formulará a través del correo gerenciageneral@ciclototal.co o en
escrito dirigido a la Cra 30 A 20-80 en el Municipio de Marinilla (Antioquia), el cual deberá
contener la identificación plena del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, adjuntando los documentos que se quiera hacer valer.
• Si el reclamo no está completo o falta algún dato necesario para su trámite, CICLO
TOTAL S.A.S E.S.P. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la
recepción del reclamo para que subsane las fallas y complete el requerimiento. Después
de dos meses desde la fecha de requerimiento sin que el solicitante subsane los requisitos,
se entenderá que existe desistimiento de la solicitud.
Una vez recibido el reclamo, CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P. registrará en trámite y en efecto
su respuesta, para ello se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2)
días hábiles, la leyenda “solicitud en trámite” y el motivo de la misma. Dicha leyenda se
mantendrá hasta que la solicitud sea decidida.
El término máximo para atender el reclamo por parte de CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P. será
de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible responder en dicho término, se le informará al interesado los
motivos de la demora y la fecha en la cual se proyecta su atención, la cual no puede superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CAPITULO 11. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD. En
desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, adoptamos
medidas técnicas, humanas y administrativas para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Para
verificarlas, por favor consulte nuestra política de seguridad en la información, disponible
en el botón de transparencia, disponible el sitio web www.ciclototal.co
CAPITULO 12. MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE
TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN
Nos permitimos informar que cualquier cambio sustancial a la presente política, sin importar
su entidad, será comunicada oportunamente a los Titulares de los correspondientes datos
a través de los medios habituales de contacto, dichas alteraciones tendrán efecto mediante
el anuncio de la Política de privacidad. Si efectuamos cambios materiales o significativos a
esta Política de privacidad, informaremos a los titulares mediante un mensaje de correo
electrónico, un aviso en la página Web u otros medios de comunicación habituales.
Nos reservamos el derecho de actualizar nuestra política de privacidad en cualquier
momento para así como para cumplir con eventuales cambios legislativos o
jurisprudenciales. Por lo tanto aun cuando sea necesario solicitar de nuevo su
consentimiento según la legislación vigente, CICLO TOTAL S.A.S. E.S.P. habilitará los
correspondientes protocolos para su materialización.
CAPITULO 13. PROHIBICION DE SUBCONTRATAR.
CICLO TOTAL S.A.S E.S.P. no podrá subcontratar con terceros la realización de
tratamiento de datos, salvo que hubiere obtenido autorización previa y expresa del titular,
la cual contendrá los requisitos necesarios y exigidos por la normativa en protección de
datos.
CAPITULO 14. VIGENCIA
La presente política de Tratamiento de Datos personales fue modificada el día 14 de octubre
del año 2020, y empieza a regir inmediatamente.
Dada a los días del mes de octubre de 2020.
Ultima actualización 26 mayo 2022
Santiago Monroy Gaviria
Representante Legal
